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【4つのポイント】実習先へ電話のかけ方について解説【学生必見】

N君

実習先への電話しないとなぁ。
でも、どうやってするべきなの?

カピまる

電話をかける時に押さえておきたい、
4つのポイントをご紹介するよ!

これから実習を控えている皆さんにとって、最初の関門となるのが「実習先への電話」です。

  • どんなことを聞けばいいのかな・・
  • 失礼な印象を与えないか不安・・
  • 電話をかけるのがすごく憂鬱・・

このような不安を感じ、緊張しているという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

  • 敬語の使い方
  • 質問の仕方

ある程度しっかり対応しないと、これからの実習に影響がでてしまうなんてこと・・・

本投稿では、「実習先へ電話のかけ方」をテーマに、押さえておきたい4つのポイントについてご紹介します。

  • 実習先への電話で失敗したくない!
  • 電話の失敗例について知っておきたい!
  • 電話をかけるのが不安で憂鬱だ・・

上記に該当する方は、ぜひ最後までご覧いただき、参考にしていただければと思います。

この記事を書いた人

<プロフィール>

  • ✔ カピまるブログ運営者
  • ✔ 2年目作業療法士
  • ✔ 仕事と暮らしの情報発信中
  • ✔ 愛用テーマ: SWELL
カピまるです!
目次

必見!大切な4つのポイント

電話をかける際に押さえておきたいポイントは、以下の4つです。

  • 事前準備
  • 電話をかけるタイミング
  • 場所、環境
  • 声のトーン、話し方

どれも基本的な内容ばかりですが、意外と失敗しやすい項目でもあります。

仮にこれらができていない場合、

カピまる

どうしてこんなこともできないの・・?

といったように、大きくマイナス印象を与えかねませんので、必ずチェックしておきましょう。

それぞれのポイントについて、順番に解説していきます。

必ずすべき事前準備

ポイントの1つ目は、「事前準備」です。

実習先に電話をかける前には、入念な「事前準備」をすることがとても大切です。

何の準備もなしに電話をかけてしまうと、

N君

あ、えぇっと・・そのー・・

といったように言葉につまり、電話越しでとても気まずくなってしまいます。

そうならないためにも、最低限用意しておかなければならないのは、以下の2つです。

  • 質問項目を書き出したリスト
  • 実習先の基本情報

それぞれについて、順番に解説していきます。

質問項目を書き出したリスト

電話をかける前に、事前に質問したい内容について、順番に書き出しておきましょう。

具体的には、以下のような項目です。

  • 初日の集合場所、集合時間
  • 昼食の有無(食堂利用か、持参するか)
  • 持ち物(検査器具、パソコンなど)

マニュアルが手元にあるだけで気持ちが落ち着きますし、電話で聞きそびれてしまうことも防げるはずです。

学校によっては、施設側から事前情報として送られてくる場合もありますので、事前に確認をしておきましょう。

持ち物について尋ねる際は、

N君

○○を持っていこうと思いますが、
よろしいでしょうか?

N君

その他に必要な物はありますか?

といったように、具体的な質問をするよう心がけましょう。

「何を持っていけばいいですか・・?」と漠然とした質問をするのは、避けた方が無難です。

実習先の基本情報

実習先の基本情報については、病院のホームページや学校の先生・先輩等から情報収集を行う必要があります。

最低限調べておくべき内容は、以下のとおりです。

  • 実習先近くの宿泊地
  • 病院までの距離と時間
  • 利用する公共交通機関

実習先によっては、県外の遠方に通わなければならない場合もあります。

実習先が決まり次第、上記の3点についてはすぐに調べておきましょう。

あくまで事前準備の1つとして行います。実習先へ問い合わせることではありませんので、注意しましょう。

電話をかけるタイミング

N君

今日は午前中授業がないし、
空き時間にかけちゃおうかなー。

カピまる

ストップ!!ダメだよ!!
かけるタイミングも大切なんだ!

ポイントの2つ目は、「電話をかけるタイミング」です。

当然ですが、実習先の先生方は、通常どおりの業務を忙しくこなされています。

タイミングを誤ってしまうと、業務に支障をきたしてしまうこともありますので、注意する必要があります。

電話をかける時期

現在の新型コロナウイルスの影響もあって、実習先によっては予定が大きく変更される場合も考えられます。

そのため、おおむね1週間前くらいが良いのではないかと思います。

あまりに直前過ぎると対応できないので、余裕をもって電話をかけるようにしましょう。

電話をかける時間帯

電話をかける時間帯でオススメなのは、業務が比較的落ち着いている夕方です。

昼休みは大体1時間程度ですし、うまくつかまらない場合もあるので、あまりオススメできません。

  • ~8:00、8:00~12:00、13:00~16:00は、絶対NG
  • 日中リハビリの時間帯は、避けたほうが無難です

電話をかける場所・環境

ポイントの3つ目は、「電話をかける場所・環境」です。

電話をかける際は、人が多く賑やかな場所は避けましょう。

電話越しであっても、思っている以上に周りの音は伝わりやすいです。

病院はとても静かな環境なので、余計にそのように感じられるかもしれません。

カピまる

遊びながら電話かけてきてる・・?
嫌な感じするなぁ。

このように、実習先の方へ悪い印象を与えてしまう恐れも十分ありますので、注意しましょう。

電波の良い所でかけるように!

家に固定電話がなく、携帯電話で実習先に電話をかけるという方は要注意!

電波状況が悪い場合、通話がとぎれとぎれになってしまい、不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

事前に電波状況などについて確認しておき、静かな場所で落ち着いてかけるようにしましょう。

電話中の話し方や声のトーン

ポイントの最後4つ目は、「電話中の話し方や声のトーン」です。

大原則は、「明るくハキハキと」です。

学生らしい、若さや元気さが伝わる話し方を意識してみましょう。

  • 抑揚がない
  • 声が小さい
  • ぼそぼそと話している

このような話し方をしてしまうと、相手にマイナスな印象を与えてしまいます。

緊張するとは思いますが、今後の実習の良し悪しを決定づける重要な場面です。

くり返し練習を行うことによって、自然と「明るくハキハキと」話せるようにすることがポイントです。

失敗してもいい!でも最低限のマナーは必須!

今回は、電話をかける際に押さえておきたいポイントとして、

  • 事前準備
  • 電話をかけるタイミング
  • 場所、環境
  • 声のトーン、話し方

この4つについて解説しました。

どれも基本的な内容ばかりですが、意外と間違えやすいところでもあります。

「実習先への電話」という未経験のことは、失敗して当然です。先生方も十分分かって下さると思います。

ただ、最低限のマナーについては押さえておく必要があります。

  • 調べれば分かるようなことを聞く
  • 電話のかけ方が✖
  • 敬語の使い方が✖

こうした姿勢は、相手に非常に悪い印象を与えてしまいます。

以下の記事では、「実習先への電話における3大NG集」というテーマで、やってはいけない失敗例をご紹介しています。

あわせてご覧いただき、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

さいごに

本記事では、「実習先へ電話のかけ方」をテーマに、押さえておきたい4つのポイントをご紹介しました。

これから実習に控えている方の多くは、緊張や不安な気持ちでいっぱいかと思います。

今回ご紹介した4つのポイントについて参考にしていただき、ぜひ役立てていただければと思います。

今回は以上になります。最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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