【４つのポイント】実習先へ電話のかけ方について解説【学生必見】

これから実習を控えている皆さんにとって、最初の関門となるのが「実習先への電話」です。

このような不安を感じ、緊張しているという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

• 敬語の使い方
• 質問の仕方

ある程度しっかり対応しないと、これからの実習に影響がでてしまうなんてこと・・・

本投稿では、「実習先へ電話のかけ方」をテーマに、押さえておきたい４つのポイントについてご紹介します。

上記に該当する方は、ぜひ最後までご覧いただき、参考にしていただければと思います。

必見！大切な４つのポイント

電話をかける際に押さえておきたいポイントは、以下の４つです。

どれも基本的な内容ばかりですが、意外と失敗しやすい項目でもあります。

仮にこれらができていない場合、

といったように、大きくマイナス印象を与えかねませんので、必ずチェックしておきましょう。

それぞれのポイントについて、順番に解説していきます。

必ずすべき事前準備

ポイントの１つ目は、「事前準備」です。

実習先に電話をかける前には、入念な「事前準備」をすることがとても大切です。

何の準備もなしに電話をかけてしまうと、

といったように言葉につまり、電話越しでとても気まずくなってしまいます。

そうならないためにも、最低限用意しておかなければならないのは、以下の２つです。

それぞれについて、順番に解説していきます。

質問項目を書き出したリスト

電話をかける前に、事前に質問したい内容について、順番に書き出しておきましょう。

具体的には、以下のような項目です。

マニュアルが手元にあるだけで気持ちが落ち着きますし、電話で聞きそびれてしまうことも防げるはずです。

学校によっては、施設側から事前情報として送られてくる場合もありますので、事前に確認をしておきましょう。

持ち物について尋ねる際は、

といったように、具体的な質問をするよう心がけましょう。

「何を持っていけばいいですか・・？」と漠然とした質問をするのは、避けた方が無難です。

実習先の基本情報

実習先の基本情報については、病院のホームページや学校の先生・先輩等から情報収集を行う必要があります。

最低限調べておくべき内容は、以下のとおりです。

実習先によっては、県外の遠方に通わなければならない場合もあります。

実習先が決まり次第、上記の３点についてはすぐに調べておきましょう。

あくまで事前準備の１つとして行います。実習先へ問い合わせることではありませんので、注意しましょう。

電話をかけるタイミング

ポイントの２つ目は、「電話をかけるタイミング」です。

当然ですが、実習先の先生方は、通常どおりの業務を忙しくこなされています。

タイミングを誤ってしまうと、業務に支障をきたしてしまうこともありますので、注意する必要があります。

電話をかける時期

現在の新型コロナウイルスの影響もあって、実習先によっては予定が大きく変更される場合も考えられます。

そのため、おおむね１週間前くらいが良いのではないかと思います。

あまりに直前過ぎると対応できないので、余裕をもって電話をかけるようにしましょう。

電話をかける時間帯

電話をかける時間帯でオススメなのは、業務が比較的落ち着いている夕方です。

昼休みは大体１時間程度ですし、うまくつかまらない場合もあるので、あまりオススメできません。

電話をかける場所・環境

ポイントの３つ目は、「電話をかける場所・環境」です。

電話をかける際は、人が多く賑やかな場所は避けましょう。

電話越しであっても、思っている以上に周りの音は伝わりやすいです。

病院はとても静かな環境なので、余計にそのように感じられるかもしれません。

このように、実習先の方へ悪い印象を与えてしまう恐れも十分ありますので、注意しましょう。

電波の良い所でかけるように！

家に固定電話がなく、携帯電話で実習先に電話をかけるという方は要注意！

電波状況が悪い場合、通話がとぎれとぎれになってしまい、不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

事前に電波状況などについて確認しておき、静かな場所で落ち着いてかけるようにしましょう。

電話中の話し方や声のトーン

ポイントの最後４つ目は、「電話中の話し方や声のトーン」です。

大原則は、「明るくハキハキと」です。

学生らしい、若さや元気さが伝わる話し方を意識してみましょう。

• 抑揚がない
• 声が小さい
• ぼそぼそと話している

このような話し方をしてしまうと、相手にマイナスな印象を与えてしまいます。

緊張するとは思いますが、今後の実習の良し悪しを決定づける重要な場面です。

くり返し練習を行うことによって、自然と「明るくハキハキと」話せるようにすることがポイントです。

失敗してもいい！でも最低限のマナーは必須！

今回は、電話をかける際に押さえておきたいポイントとして、

この４つについて解説しました。

どれも基本的な内容ばかりですが、意外と間違えやすいところでもあります。

「実習先への電話」という未経験のことは、失敗して当然です。先生方も十分分かって下さると思います。

ただ、最低限のマナーについては押さえておく必要があります。

• 調べれば分かるようなことを聞く
• 電話のかけ方が✖
• 敬語の使い方が✖

こうした姿勢は、相手に非常に悪い印象を与えてしまいます。

以下の記事では、「実習先への電話における３大NG集」というテーマで、やってはいけない失敗例をご紹介しています。

あわせてご覧いただき、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

さいごに

本記事では、「実習先へ電話のかけ方」をテーマに、押さえておきたい４つのポイントをご紹介しました。

これから実習に控えている方の多くは、緊張や不安な気持ちでいっぱいかと思います。

今回ご紹介した４つのポイントについて参考にしていただき、ぜひ役立てていただければと思います。

今回は以上になります。最後までご覧いただき、ありがとうございました。