N君実習先への電話しないとなぁ。
でも、どうやってするべきなの？
カピまる電話をかける時に押さえておきたい、
４つのポイントをご紹介するよ！
これから実習を控えている皆さんにとって、最初の関門となるのが「実習先への電話」です。
- どんなことを聞けばいいのかな・・
- 失礼な印象を与えないか不安・・
- 電話をかけるのがすごく憂鬱・・
このような不安を感じ、緊張しているという方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
- 敬語の使い方
- 質問の仕方
ある程度しっかり対応しないと、これからの実習に影響がでてしまうなんてこと・・・
本投稿では、「実習先へ電話のかけ方」をテーマに、押さえておきたい４つのポイントについてご紹介します。
- 実習先への電話で失敗したくない！
- 電話の失敗例について知っておきたい！
- 電話をかけるのが不安で憂鬱だ・・
上記に該当する方は、ぜひ最後までご覧いただき、参考にしていただければと思います。
必見！大切な４つのポイント
電話をかける際に押さえておきたいポイントは、以下の４つです。
- 事前準備
- 電話をかけるタイミング
- 場所、環境
- 声のトーン、話し方
どれも基本的な内容ばかりですが、意外と失敗しやすい項目でもあります。
仮にこれらができていない場合、
カピまるどうしてこんなこともできないの・・？
といったように、大きくマイナス印象を与えかねませんので、必ずチェックしておきましょう。
それぞれのポイントについて、順番に解説していきます。
必ずすべき事前準備
ポイントの１つ目は、「事前準備」です。
実習先に電話をかける前には、入念な「事前準備」をすることがとても大切です。
何の準備もなしに電話をかけてしまうと、
N君あ、えぇっと・・そのー・・
といったように言葉につまり、電話越しでとても気まずくなってしまいます。
そうならないためにも、最低限用意しておかなければならないのは、以下の２つです。
- 質問項目を書き出したリスト
- 実習先の基本情報
それぞれについて、順番に解説していきます。
質問項目を書き出したリスト
電話をかける前に、事前に質問したい内容について、順番に書き出しておきましょう。
具体的には、以下のような項目です。
- 初日の集合場所、集合時間
- 昼食の有無（食堂利用か、持参するか）
- 持ち物（検査器具、パソコンなど）
マニュアルが手元にあるだけで気持ちが落ち着きますし、電話で聞きそびれてしまうことも防げるはずです。
学校によっては、施設側から事前情報として送られてくる場合もありますので、事前に確認をしておきましょう。
持ち物について尋ねる際は、
N君○○を持っていこうと思いますが、
よろしいでしょうか？
N君その他に必要な物はありますか？
といったように、具体的な質問をするよう心がけましょう。
「何を持っていけばいいですか・・？」と漠然とした質問をするのは、避けた方が無難です。
実習先の基本情報
実習先の基本情報については、病院のホームページや学校の先生・先輩等から情報収集を行う必要があります。
最低限調べておくべき内容は、以下のとおりです。
- 実習先近くの宿泊地
- 病院までの距離と時間
- 利用する公共交通機関
実習先によっては、県外の遠方に通わなければならない場合もあります。
実習先が決まり次第、上記の３点についてはすぐに調べておきましょう。
あくまで事前準備の１つとして行います。実習先へ問い合わせることではありませんので、注意しましょう。
電話をかけるタイミング
N君今日は午前中授業がないし、
空き時間にかけちゃおうかなー。
カピまるストップ！！ダメだよ！！
かけるタイミングも大切なんだ！
ポイントの２つ目は、「電話をかけるタイミング」です。
当然ですが、実習先の先生方は、通常どおりの業務を忙しくこなされています。
タイミングを誤ってしまうと、業務に支障をきたしてしまうこともありますので、注意する必要があります。
電話をかける時期
現在の新型コロナウイルスの影響もあって、実習先によっては予定が大きく変更される場合も考えられます。
そのため、おおむね１週間前くらいが良いのではないかと思います。
あまりに直前過ぎると対応できないので、余裕をもって電話をかけるようにしましょう。
電話をかける時間帯
電話をかける時間帯でオススメなのは、業務が比較的落ち着いている夕方です。
昼休みは大体１時間程度ですし、うまくつかまらない場合もあるので、あまりオススメできません。
- ～８:00、8:00～12:00、13:00～16:00は、絶対NG
- 日中リハビリの時間帯は、避けたほうが無難です
電話をかける場所・環境
ポイントの３つ目は、「電話をかける場所・環境」です。
電話をかける際は、人が多く賑やかな場所は避けましょう。
電話越しであっても、思っている以上に周りの音は伝わりやすいです。
病院はとても静かな環境なので、余計にそのように感じられるかもしれません。
カピまる遊びながら電話かけてきてる・・？
嫌な感じするなぁ。
このように、実習先の方へ悪い印象を与えてしまう恐れも十分ありますので、注意しましょう。
電波の良い所でかけるように！
家に固定電話がなく、携帯電話で実習先に電話をかけるという方は要注意！
電波状況が悪い場合、通話がとぎれとぎれになってしまい、不快な思いをさせてしまう恐れがあります。
事前に電波状況などについて確認しておき、静かな場所で落ち着いてかけるようにしましょう。
電話中の話し方や声のトーン
ポイントの最後４つ目は、「電話中の話し方や声のトーン」です。
大原則は、「明るくハキハキと」です。
学生らしい、若さや元気さが伝わる話し方を意識してみましょう。
- 抑揚がない
- 声が小さい
- ぼそぼそと話している
このような話し方をしてしまうと、相手にマイナスな印象を与えてしまいます。
緊張するとは思いますが、今後の実習の良し悪しを決定づける重要な場面です。
くり返し練習を行うことによって、自然と「明るくハキハキと」話せるようにすることがポイントです。
失敗してもいい！でも最低限のマナーは必須！
今回は、電話をかける際に押さえておきたいポイントとして、
- 事前準備
- 電話をかけるタイミング
- 場所、環境
- 声のトーン、話し方
この４つについて解説しました。
どれも基本的な内容ばかりですが、意外と間違えやすいところでもあります。
「実習先への電話」という未経験のことは、失敗して当然です。先生方も十分分かって下さると思います。
ただ、最低限のマナーについては押さえておく必要があります。
- 調べれば分かるようなことを聞く
- 電話のかけ方が✖
- 敬語の使い方が✖
こうした姿勢は、相手に非常に悪い印象を与えてしまいます。
以下の記事では、「実習先への電話における３大NG集」というテーマで、やってはいけない失敗例をご紹介しています。
あわせてご覧いただき、ぜひ参考にしていただければ幸いです。
さいごに
本記事では、「実習先へ電話のかけ方」をテーマに、押さえておきたい４つのポイントをご紹介しました。
これから実習に控えている方の多くは、緊張や不安な気持ちでいっぱいかと思います。
今回ご紹介した４つのポイントについて参考にしていただき、ぜひ役立てていただければと思います。
今回は以上になります。最後までご覧いただき、ありがとうございました。
